업무는 올려두었는데, 왜 자꾸 놓치게 될까요?

고객 여러분을 만나 미팅을 하다 보면 이런 이야기를 자주 듣습니다. “업무는 다 플로우에 올려두는데, 막상 뭐가 언제까지인지 한눈에 안 보여요.” 실제로 계정을 함께 열어 업무 목록을 살펴보면, 업무는 꾸준히 등록되어 있지만 담당자나 마감일이 비어 있는 경우가 생각보다 자주 보입니다. 업무를 올리는 데에는 익숙해졌지만, 일정까지 함께 관리하는 단계에는 아직 이르지 않은 상태인 경우가 많습니다.

담당자와 마감일이 없는 업무는 지금 당장 챙겨야 할 일과 나중에 확인해도 되는 일을 구분해 주지 못합니다. 그 결과 마감일이 지난 뒤에야 업무를 다시 확인하게 되고, 그제야 누락이나 지연을 인지하게 되죠.

오늘은 플로우를 이미 사용하고 있지만, 아직 업무 관리가 익숙하지 않은 분들을 기준으로 이야기를 풀어가려고 합니다. 복잡한 기능 설명보다는, 업무를 등록할 때 어떤 정보만 챙겨두어도 업무 누락과 지연을 줄일 수 있는지에 초점을 맞춰 정리했습니다.

업무 누락과 지연이 반복되는 가장 큰 이유

업무가 자주 밀리거나 놓치는 팀을 살펴보면 공통된 특징이 있습니다. 업무 자체는 모두 등록되어 있지만, 누가 언제까지 해야 하는지가 명확하지 않은 상태라는 점입니다. 업무 제목과 내용은 잘 정리되어 있어도 담당자가 없거나 마감일이 비어 있는 업무가 점점 쌓이게 됩니다.

이런 상황에서는 업무가 존재하더라도 책임과 기한이 분리된 상태가 됩니다. 담당자는 아직 정확한 일정이 정해지지 않았다고 생각하고, 관리자는 업무가 올라가 있으니 진행 중일 것이라고 판단하게 됩니다. 이 인식 차이가 반복되면서, 마감 이후에야 상황을 확인하는 일이 잦아집니다.

결국 업무 누락과 지연의 원인은 업무를 올리지 않아서가 아니라, 업무를 일정 기준으로 관리하지 않았기 때문인 경우가 많습니다.

스케줄 관리의 시작, '담당자'와 '마감일' 입력

업무 관리를 복잡하게 만들 필요는 없습니다. 가장 먼저 정리해야 할 기준은 업무를 등록할 때 담당자와 마감일을 정확히 입력하는 것입니다. 이 두 가지 정보는 선택 사항이라기보다, 스케줄 관리를 위한 기본 조건에 가깝습니다.

담당자가 지정되면 누가 이 업무를 책임지는지가 분명해지고, 마감일이 입력되면 언제까지 해야 하는지도 명확하게 정리됩니다. 이 시점부터 업무는 단순한 메모가 아니라, 일정 관리의 대상이 됩니다.

처음에는 모든 업무에 마감일을 넣는 것이 부담스럽게 느껴질 수 있습니다. 하지만 실제로는 일정 관리가 필요한 업무부터 기준을 세워 입력하는 것만으로도 업무가 훨씬 안정됩니다.

매일 아침, 대시보드에서 오늘 해야 할 일 확인하기

담당자와 마감일이 입력된 업무는 플로우를 켜는 순간부터 차이가 느껴집니다. 출근해서 플로우를 처음 열면 가장 먼저 보이는 화면이 대시보드인데, 이 화면에서 오늘 해야 할 업무와 이번 주, 이번 달 안에 챙겨야 할 업무가 마감일 기준으로 정리되어 보입니다.

따로 업무 리스트를 하나씩 확인하지 않아도, 지금 내가 어떤 일을 먼저 해야 하는지 매일 아침 바로 파악할 수 있습니다. 이렇게 마감일을 기준으로 업무를 살펴보면 일정이 가까운 일부터 차례로 챙기게 되고, 그만큼 놓치는 업무도 점점 줄어들게 됩니다.

업무 리스트에서 더 정확하게 관리하기

업무가 많아질수록 업무 리스트를 활용한 관리가 중요해집니다. 업무 리스트에서는 담당자나 마감일 기준으로 업무를 모아 보거나, 우선순위를 함께 설정해 지금 먼저 처리해야 할 업무만 골라서 확인할 수 있습니다.

예를 들어 이번 주 안에 내가 마무리해야 할 업무만 정리하고 싶다면, 업무 필터에서 담당자를 '나', 마감일을 '이번 주'로 설정해 해당 업무만 모아서 확인할 수 있습니다. 여기에 우선순위를 함께 설정하면, 같은 기간 안에서도 먼저 처리해야 할 업무를 기준으로 정리할 수 있어 업무 순서를 잡는 데 도움이 됩니다. 이렇게 필터를 활용하면 여러 업무를 하나씩 확인하지 않아도, 지금 집중해야 할 일만 빠르게 파악할 수 있습니다.

공동의 프로젝트를 함께 진행하고 있는 경우에는, 내 업무뿐 아니라 다른 담당자의 일정도 함께 확인할 수 있다는 점이 도움이 됩니다. 담당자를 기준으로 업무를 살펴보면, 같이 진행 중인 일이 언제까지 예정되어 있는지 미리 파악할 수 있어 일정 지연을 늦게 알아차리는 상황을 줄일 수 있습니다.

이메일 알림으로 놓치지 않는 구조 만들기

업무에 마감일을 넣어두었더라도 플로우를 매일 확인하는 습관이 아직 익숙하지 않다면 마감일을 놓치기 쉬워집니다. 이런 경우를 대비해 플로우에서는 이메일 알림을 설정할 수 있습니다.

이메일 알림을 설정해두면, 주간 리포트를 통해 이번 주에 마감되는 업무를 한 번에 확인할 수 있습니다. 마감일을 기준으로 정리된 업무가 메일로 전달되기 때문에, 플로우에 직접 들어가지 않더라도 이번 주에 챙겨야 할 일정이 무엇인지 미리 파악할 수 있습니다.

담당자와 마감일을 입력해 두고 주간 리포트를 함께 활용하면, 업무를 늦게 확인하거나 놓치는 상황을 줄이는 데 도움이 됩니다. 플로우 사용이 아직 익숙하지 않은 초기 단계에서는, 이런 알림 기능을 보조 수단으로 활용하는 것만으로도 일정 관리 부담이 훨씬 줄어듭니다.

마무리

업무에 담당자와 마감일을 지정하는 일은, 처음에는 번거롭고 별것 아닌 것처럼 느껴지기 쉽습니다. 특히 플로우를 막 쓰기 시작한 단계라면, 업무를 올리는 것만으로도 충분하다고 생각해서 이 부분을 쉽게 지나치게 됩니다. 하지만 업무가 쌓이기 시작하면, 이 두 가지가 업무 누락과 지연을 가르는 차이가 될 수 있습니다.

담당자와 마감일을 함께 정하는 일은 생각보다 중요한 출발점입니다. 오늘 진행 중인 업무부터 이 기준을 하나씩 적용해 보셔도 좋겠습니다.

Writer & Graphic 이연주

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